Es ist ein wesentlicher Bestandteil der IT-Sicherheit und des Datenschutzes, dass jeder Mitarbeiter eines Unternehmens einen unabhängigen und individuellen Zugang (Login) zu den IT-Systemen hat. Nur so lässt sich nachvollziehen, wer wann welche Aktion in den Systemen durchgeführt hat. Die Gründe dafür sind vielfältig. Zum einen soll damit verhindert werden, dass sich Unbefugte Zugang zu den Systemen verschaffen. Wenn es nur gemeinsam genutzte Firmenkonten gibt, werden die Mitarbeiter früher oder später unvorsichtig mit diesen allgemeinen Anmeldedaten, da ohnehin niemand nachweisen kann, wer die Anmeldedaten weitergegeben hat. Andererseits können Aktionen nur an Mitarbeiter mit individuellen Benutzerkonten vergeben werden. Dies ist besonders wichtig, um Anfragen professionell beantworten oder kriminelles Verhalten aufdecken zu können und um berechtigte von unberechtigten Zugriffen durch Dritte (z.B. Hacker) sinnvoll unterscheiden zu können. Nicht zuletzt ist der Schutz personenbezogener Daten im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unerlässlich und gesetzlich vorgeschrieben.
Grundlage für die Bereitstellung individueller Logins ist immer das Vorhandensein einer individuellen (Firmen-)E-Mail-Adresse. Diese wird sowohl für den Anmeldeprozess als auch für spätere Rücksetz- oder "Passwort vergessen"-Prozesse benötigt. Darüber hinaus können individuelle Anmeldeverfahren wie der Magic Link nur unter Verwendung eines persönlichen E-Mail-Kontos genutzt werden.
Auch wenn nicht alle Mitarbeiter über ein dienstliches E-Mail-Konto verfügen, muss aus Sicherheits- und Datenschutzgründen von der Nutzung persönlicher (privater) E-Mail-Konten abgeraten werden.
